Giao tiếp là “chìa khóa” tại nơi làm việc
Tại sao giao tiếp hiệu quả lại quan trọng ở nơi làm việc?
7 kiểu giao tiếp phổ biến ở nơi làm việc
1. Giao tiếp lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo giao tiếp với nhóm của họ theo cách một chiều khá thường xuyên. Thông báo hoặc cập nhật cho người đọc về chính sách kinh doanh mới hoặc thay đổi trong khóa học là một mục đích có thể có của bản ghi nhớ. Các nhà lãnh đạo cũng thường xuyên sử dụng giao tiếp để ép buộc, nâng cao và thúc đẩy lòng trung thành. Thay vì sử dụng số liệu thống kê để truyền tải, họ thường sử dụng những câu chuyện.
2. Giao tiếp xu hướng đi lên
Ngoài những người lãnh đạo khác không trực tiếp dưới sự chỉ đạo của họ, người quản lý (và các thành viên trong nhóm) thường xuyên có nhu cầu giao tiếp với những người quản lý khác. Đây có thể là các báo cáo, email hoặc bản ghi nhớ hoặc một vị trí trong cuộc họp thông thường. Những loại thông tin liên lạc này, bất kể hình thức nào, đều phải được coi là chính thức hơn.
3. Cập nhật
Các bản cập nhật về bản chất rất ngắn gọn, do đó chúng thường không trở thành một hình thức giao tiếp hiệu quả. Sử dụng bảng điều khiển hoặc trình theo dõi trực quan để thực hiện công việc nặng nhọc; dành bài bình luận bằng văn bản hoặc nói của bạn để làm nổi bật những thông tin quan trọng nhất, thường là những gì khán giả cần hành động hoặc quan tâm nhiều hơn. Điều này có thể liên quan đến những thành công cũng như những cú sốc, thách thức và thậm chí cả những mối nguy hiểm.
4. Thuyết trình
Điều hợp lý là những sự kiện truyền thông chính thức này thu hút nhiều sự chú ý nhất. Bài thuyết trình là một loại công cụ giao tiếp trong đó mức độ đặt cược thường cao hơn và lượng khán giả lớn hơn. Mục tiêu của họ bao gồm giáo dục, gây ảnh hưởng và thuyết phục.
5. Cuộc họp
Bất kể quy mô, các cuộc họp là một thành phần thiết yếu trong kế hoạch truyền thông nội bộ của tổ chức. Ngoài ra, chúng được xếp hạng trong số các hình thức giao tiếp ít phổ biến nhất và được sử dụng nhiều nhất. Các cuộc họp hiệu quả thúc đẩy sự gắn kết nhóm và đẩy nhanh việc phổ biến thông tin có thể bị hiểu sai ở các định dạng khác, chẳng hạn như giao tiếp điện tử. Những cuộc họp hiệu quả nhất thúc đẩy tinh thần đồng đội mạnh mẽ và khiến những người tham dự cảm thấy có động lực hơn là kiệt sức.
6. Thông tin liên lạc của khách hàng
Giao tiếp với khách hàng có thể có nhiều hình thức, từ tương tác một lần đến tương tác trực tiếp, ảo hoặc trực tiếp, nói hoặc viết, chính thức hoặc không chính thức. Nhìn chung, tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp của nhân viên đều ảnh hưởng đến khách hàng. Lập kế hoạch liên lạc của bạn một cách cẩn thận để chúng đáp ứng nhu cầu của khách hàng theo cách họ lựa chọn và để lại hình ảnh tốt về doanh nghiệp và hàng hóa.
7. Tương tác không chính thức
Thông tin liên lạc không chính thức bao gồm các email và cuộc trò chuyện mà bạn có trong ngày, chẳng hạn như các yêu cầu, yêu cầu cung cấp thông tin, trả lời các câu hỏi cũng như đưa ra và nhận sự hỗ trợ cũng như chỉ đạo. Những cuộc trò chuyện thân mật này có mục tiêu thứ yếu là thúc đẩy công việc của tổ chức cũng như thúc đẩy các mối quan hệ xã hội, tạo ra văn hóa tin cậy và xác định các điểm đồng ý.
8 lý do để rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bạn
1. Tương tác tốt hơn
Sự gắn kết của nhân viên tăng lên dẫn đến giao tiếp tốt hơn và sự gắn kết của nhân viên là một chỉ số quan trọng về năng suất và khả năng giữ chân. Nó khẳng định lại rằng nhân viên của bạn là những thành viên có giá trị trong nhóm mà doanh nghiệp đánh giá cao về tài năng và chuyên môn đặc biệt của họ. Nói cách khác, ý kiến đóng góp và sự tham gia của họ thực sự quan trọng.
2. Nâng cao tinh thần
Các thành viên trong nhóm không hài lòng với công việc của mình có xu hướng nghỉ phép lâu hơn, làm việc kém hiệu quả hơn khi họ có mặt tại văn phòng và thường có ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả làm việc của đồng nghiệp. Mặt khác, những công nhân nhận thức được trách nhiệm của mình và cách họ đóng góp vào sự thành công của cả nhóm sẽ làm việc với nghị lực và niềm tự hào cao hơn.
3. Cải thiện năng suất
Kỹ năng giao tiếp được cải thiện giúp người lao động hiểu công việc của mình rõ ràng hơn, điều này giúp cải thiện khả năng thực hiện trách nhiệm được giao của người lao động. Bằng cách sử dụng những chiến lược này, người ta có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tăng năng suất và giảm bớt căng thẳng.
4. Giảm tỷ lệ rời bỏ
Kinh nghiệm có giá trị đối với tổ chức và khách hàng của tổ chức và điều này áp dụng cho cả chuyên gia kỹ thuật cấp cao và đại lý chăm sóc khách hàng. Hơn nữa, không công ty nào muốn mất tiền do chi phí cao khi thuê và tuyển dụng những nhân viên tài năng rời đi sớm. Giao tiếp là một thành phần quan trọng trong sự gắn kết và hạnh phúc của nhân viên, đồng thời nó mang lại lợi ích cho công ty bằng cách giảm tỷ lệ nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm rời đi.
5. Lòng trung thành lớn
Về lâu dài, việc giữ chân nhân viên trong nhiều năm có thể củng cố hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến lợi nhuận. Đôi khi cần có nhiều năm kinh nghiệm ở nhiều vị trí trước khi một người có đủ khả năng quản lý con người, thúc đẩy sự sáng tạo và xử lý các tình huống thử thách. Lòng trung thành của nhân viên đối với công ty được quyết định bởi cách họ cảm nhận về công ty và cách họ được đối xử với tư cách cá nhân.
6. Hợp tác tốt hơn
Ngày nay, phần lớn các doanh nghiệp sử dụng công nghệ không cần các thành viên trong nhóm ở cùng tòa nhà, quốc gia hoặc thậm chí cùng một phòng. Vì sự thay đổi này tạo ra những trở ngại mới trong giao tiếp nên các nhà quản lý nên hỗ trợ hợp tác bằng cách hỗ trợ các nhóm sử dụng hiệu quả công nghệ mới nhất để liên lạc.
7. Ít xung đột nơi làm việc hơn
Thông tin sai lệch là nguyên nhân sâu xa của nhiều cuộc đối đầu. Các mối quan hệ tiêu cực hoặc thậm chí môi trường làm việc độc hại hoặc bạo lực có thể là kết quả của việc giao tiếp kém. Thiết lập giao tiếp hiệu quả có thể nâng cao văn hóa nơi làm việc và giảm thiểu thông tin sai lệch giữa người giám sát và nhân viên. Điều này đòi hỏi phải phát triển và hoàn thiện các kỹ thuật giao tiếp nhấn mạnh đến sự đồng cảm, lắng nghe người khác và tính đến những khác biệt của từng cá nhân.